Matka-apurahahakemus/ Application for travel grant

Terveystieteiden tiedekunta myöntää haettavaksi tieteelliseen jatkokoulutukseen matka-apurahoja vuodelle 2020 yhteensä 60 000 €. Apurahoja myönnetään hakemusten perusteella dekaanin päätöksellä kaksi kertaa vuodessa:

 

-haku 31.3.2020 mennessä ja
-haku 31.8.2020 mennessä


Koronatilanteesta johtuen vuoden 2020 terveystieteiden tiedekunnan matka-apurahaohjeistusta on muutettu. 

UEF-tietotorilla 28.5.2020 saatiin päivitetty UEF-ohjeisto koronatilanteessa. ”Konferenssit ja seminaarit toteutetaan toistaiseksi verkossa. Ulkomaan matkat ovat toistaiseksi kielletty.”

Muutos on voimassa vuoden 2020 loppuun saakka, koska ulkomaille matkustaminen on toistaiseksi kielletty, ja samalla kokouksista on tullut online-kokouksia, terveystieteiden tiedekunnan matka-apuraha on enintään 500 euroa online-kokousten osallistumismaksuun.

 

Myöntämisen perusteet:
▪ rahoitus on tarkoitettu jatko-opiskelijoiden online-kongressista aiheutuviin osallistumismaksuihin
▪ hakijalla on oma esitys tai vastaava kyseisessä kongressissa
▪ hakijan kokousjulkaisussa näkyy Itä-Suomen yliopiston terveystieteiden tiedekunnan ja sen laitoksen/yksikön nimi
▪ hakemus tehdään ennen online-kongressia
▪ rahoitusta myönnetään vain ulkomaan kongresseihin
▪ rahoitusta myönnetään samalle henkilölle vain kerran vuodessa
▪ hakemus hylätään, mikäli tarvittavia liitteitä ei ole toimitettu hakemuksen mukana

Tiedekunnan myöntämää apurahaa haetaan Matka-apurahahakemus -lomakkeella, jonka liitteenä tulee olla kopio esityksen hyväksymisilmoituksesta ja esitysabstraktista, sekä ohjaajan vapaamuotoinen puolto (apuraha voidaan myöntää ehdollisena, jos hakemuksen liitteeksi ei vielä ole saatu esityksen hyväksymisilmoitusta. Apuraha maksetaan vasta hyväksymisilmoituksen toimittamisen jälkeen).

 

 

Itä-Suomen yliopistoon työsuhteessa oleville jatko-opiskelijoille apurahaa ei voida maksaa henkilökohtaisena matka-apurahana pankkitilille, vaan apurahalla korvataan todellisia online konferensista aiheutuneita kustannuksia. Matka/kululaskua käsittelevän taloussihteerin tulee toimittaa matka/kululasku  apurahan osalta tiliöitäväksi johdon assistentti Sari Koskelolle.

 

Jatko-opiskelijoille, jotka eivät ole työsuhteessa Itä-Suomen yliopistoon, apuraha maksetaan apurahansaajan pankkitilille. Apurahansaaja vastaa itse online konferensista aiheutuneista kustannuksista.

 

 

Hakemukset tulee toimittaa hakuaikataulun mukaisesti liitteineen tällä lomakkeella. Mikäli hakija toimittaa useita hakemuksia, niistä viimeisin otetaan huomioon.

Jos huomaat, että hakemuksesta on jäänyt puuttumaan tietoja tai liitteitä, toimita uusi hakemus lomakkeen avulla.

 

Mikäli hakijalla on kysyttävää apurahahakemukseen liittyen voit ottaa yhteyttä Sari Koskeloon.

 

 

The Faculty of Health Sciences has allocated 60 000 € in 2020 for the travel grants of the postgraduate students. Dean will award the travel grants based on applications. There are two deadlines for applications:

 

- the first application round by March 31, 2020
- the second application round by August 31, 2020


Faculty of Health Sciences travel grant guide has been changed due to the coronavirus situation.

Bulletin for staff on 28 May 2020 received updated UEF guidelines in the event of a corona situation. “All conferences and seminars are being held online until further notice. Travelling abroad is prohibited for the time being.”

By the end of 2020 as travel abroad has been banned for the time being and at the same time the meetings have become online meetings. For this reason travel grant of the Faculty of Health Sciences is maximum EUR 500 for the participation fee for online meetings.

 

 

The criteria for travel grant:

▪ it is meant for postgraduate students who participate in scientific online congresses
▪ the student has his/her own scientific presentation in the online congress
▪ it is obligatory that the name of the Faculty and the School/Institute/Department as the applicant’s affiliation is clearly indicated in all congress presentations and publications
▪ the application is submitted before online congress
▪ the same person can be granted the compensation only once a year
▪ funding is granted only to foreign congresses
▪ please note that applications with deficient information and deficient/missing attachments cannot be accepted

 

 

Please fill in the form Application for Travel Grant, and send it with necessary appendices: presentation abstract, copy of acceptance letter for the presentation and supervisor’s informal statement.(The travel grant decision can be done conditionally in case the acceptance letter has not been received by the application deadline. Travel Grant will be paid after all documentation has been submitted).

 

The University cannot award the travel grant for its employees in the form of a travel grant. Instead, the university compensates the real, incurred online conference costs of its employees in accordance with the university instructions. After the online conference units executive assistant should forward the cost claim to Financial secretary Sari Koskelo for completion of the travel grant. Amount that exceeds the awarded travel grant must be paid from other sources.

 

In case the grantee is not UEF staff member, the travel grant is paid for grantees personal bank account. Grantee is obliged to arrange all the necessary arrangements and is responsible for all the costs occurred from the online conference.

 

Applications and attachments must be submitted with the electronic form before the application round deadlines. If applicant submits several applications, the lates will be taken into account.

 

If you have questions reletad to the Travel grant application, please contact Sari Koskelo.

 

Henkilötiedot/Personal information

Jatko-opintotiedot / Information on doctoral studies

Matkan tiedot / Information on the proposed travel

Kopio kongressiesityksen hyväksymisilmoituksesta ja abstraktista, sekä ohjaajan vapaamuotoinen puoltokirje liitetään hakemukseen yhtenä pdf-tiedostona. Tutkimusvierailuiden osalta lyhyt ohjaajan hyväksymä suunnitelma tulee liittää hakemuksen liitteeksi.

A copy of the presentation abstract and letter of acceptance along with supervisors informal statement letter must be attached in the application as a single pdf-file. Students who applies grant for research visits needs to attach short plan approved by supervisor to the grant application.

TÄRKEÄÄ: Viimeisen tallennuksen jälkeen sinun tulee liittää vaadittu liitetiedosto, joka sisältä yllä mainitut dokumentit yhtenä pdf-tiedostona. Liittämisen jälkeen lomake tallentuu automaattisesti ilman erillistä ilmoitusta.

 

Onnistuneesti vastaanotetusta hakemuksesta tulee vahvistusviesti hakijan sähköpostiin.

 

IMPORTANT: After final SAVE, you will be asked to attach a file, at this point you should attach the above mentioned documents combined into one single pdf-document. After attaching, the form will be sent automatically without further notice.

Applicant should receive confirmation email after application has been received succesfully.

Proceed

Järjestelmänä Eduix E-lomake